Consejos para elegir el PMS perfecto para tu hotel

La luz y la tecnología se mueven a una velocidad muy similar en la actualidad.

Si sumamos este fenómeno a la capacidad de adaptación a los cambios cada vez más desarrollada del ser humano, podemos identificar en la figura del hotelero una necesidad latente de cara a la automatización de servicios y a la optimización de recursos y procesos.

Desde el punto de vista del hotelero, el retorno de la inversión viene a ser un factor determinante a la hora de incluir un software en la dinámica del hotel. Las soluciones en la nube permiten al hotel mejorar sus resultados a la vez que son un signo de competitividad que al mismo tiempo permite mejorar los resultados. Concienciarse en la adopción de herramientas digitales, bajo modelos flexibles y herramientas que se adaptan mejor a la situación dinámica del mercado, será una decisión que pasará por elegir el PMS perfecto para nuestro hotel.

Dentro del gran abanico de herramientas de software que existen para hoteles se encuentra el PMS, del inglés Property Management System, es decir, un sistema con el que gestionar el alojamiento de forma digital. En base a las características y necesidades del hotel, se podrá optar por unas funcionalidades u otras. Esta es la razón por la que el PMS debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a necesidades específicas como puede ser la integración de una herramienta de Revenue Management. Es comprensible que elegir el PMS adecuado sea una tarea tediosa y por eso os proponemos una serie de aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir el PMS que mejor se adapte a vuestro alojamiento:

• Distribución. Existe la posibilidad de que un hotel pueda ofrecer una gran experiencia al huésped pero que la ocupación no acompañe al producto que estamos distribuyendo. Hoy en día, las soluciones PMS en la nube permiten conectar el alojamiento con agencia de viajes online e incluso con GDS. Así, el propio hotel a través de su disponibilidad puede ser visible a millones de potenciales viajeros. En esta línea, nuestra tarea será saber elegir los sistemas que más facilidad ofrezcan en la integración. Por otro lado, la interactividad en tiempo real entre sistemas facilitará la actualización de la información entre sistemas.  

• Productividad. Cuando se cuenta con alojamientos modestos en cuanto a tamaño y facturación es necesario optimizar al máximo los recursos. Cuestiones como automatizar tareas de gestión relacionadas con las reservas o con la facturación liberará al personal de tareas mecánicas para que puedan dedicarse a otras más vinculadas con la satisfacción del cliente y la personalización del servicio. Se trata de aumentar la productividad y reducir al máximo los errores humanos en procesos sensibles asociados a la gestión y al cliente.

• Ahorro de costes.  Los costes asociados a tecnología pueden afectar en gran medida a la capacidad económica de un hotel, resultando incluso en la reducción del presupuesto en partidas dedicadas a otros departamentos. Los PMS son sistemas en la nube que permiten disponer del uso de un software sin necesidad de contar con la infraestructura para alojarlo e incluso para su desarrollo. Gastos asociados a servicios estables, con mantenimiento y formación incluidos harán que sea fácil dar uso a esta aplicación.

• Rentabilidad. La mayoría de las empresas que desarrollan productos como los PMS realizan otros productos asociados a la venta y distribución hotelera como motores de reserva, RMS o Channel Manager. El objetivo es que si se está realizando una buena estrategia de reserva directa, se potencien al mismo tiempo este tipo de herramientas para evitar la intermediación de OTAS o metabuscadores.

• Escalabilidad. Cuando se deciden acciones habituales como añadir propiedades adicionales o ampliar el negocio en número de habitaciones, un PMS basado en cloud computing permite actualizar y adaptar el producto a las características y/o necesidades. Administrar el crecimiento del negocio y la adición de propiedades posteriores se vuelve también más fácil. Los gastos resultantes en cuanto a escalabilidad se reducen significativamente ya que el costo de incluir nuevas propiedades no aumenta proporcionalmente a medida que la cadena se hace más grande sin variar su complejidad en el uso.

• Modelo de negocio. Seguramente el aspecto más importante a la hora de contratar un PMS es adaptar las características de nuestro alojamiento al modelo de negocio de la herramienta. Aunque siempre es posible hacer ajustes y modificaciones posteriores, buscaremos la fórmula más útil para que exista un equilibrio en la generación de ingresos a través del uso y las funcionalidades necesarias para el aprovechamiento de la herramienta por parte del alojamiento.

• Funcionalidades actualizadas. Pese a que es difícil rastrear completamente el comportamiento del usuario real y potencial, es importante que este tipo de herramientas sepan adecuarse al mercado y permitan dar soluciones reales. Integrar funcionalidades adaptadas al mercado y poder gestionarlas se convierte en una necesidad para mercados objetivos como pueden ser los Millennials. Herramientas como los sistemas de Inbound Marketing o canales como el Whatsapp nos harán adquirir conciencia de la interacción del huésped con nuestro negocio y se podrán utilizar desde el propio PMS cuantificando parámetros en base a procesos definidos por nosotros mismos.

• Satisfacción del viajero. Posiblemente el aspecto más importante para cualquier negocio relacionado con el alojativo. Canalizar la gestión de este parámetro asociado a su ficha de usuario y a toda la información recopilada sobre el usuario nos permitirá conocer más a nuestros visitantes. De esta manera también es posible personalizar más el servicio y ser más competitivos.

La tecnología se va adaptando a nuestras vidas y nosotros a ellas del mismo modo. Pese a que la gestión del hotel puede automatizarse en una gran cantidad de tareas, bien es cierto que la gestión y el trato con el viajero son clave para el éxito de un producto con una más que importante parte humana. Apostemos por encontrar a los mejores profesionales y proveerlos de buenas herramientas ya que será la clave de la eficiencia y la responsabilidad de cara al viajero.